Цена беспорядка
Рассеянность приводит к более серьезным последствиям, чем пульт не на своем месте или письмо, которое так и и осталось без ответа. Во-первых, она дорого обходится. По данным опроса, проведенного в 2017 году, мы проводим 2,5 дня в год в поиске вещей, которые положили не туда: телефонов, ключей, ну и, конечно, пультов. Замена потерянных вещей обходится американцам в 2,7 миллиарда долларов ежегодно, и больше половины населения страны регулярно опаздывают на работу или учебу из-за долгих поисков.
Во-вторых, беспорядок довольно сильно влияет на эмоциональное состояние. Исследования показывают, что люди, которые признают, что хранят много хлама и никак не могут доделать по дому то, что начали уже давно, чаще испытывают подавленность и усталость. Их уровень кортизола — «гормона стресса» — выше, чем у тех, кто отмечает, что дома они ощущают покой и наполняются энергией. Если вы работаете из дома или, наоборот, сидите без работы, беспорядок давит еще сильнее, потому что вы натыкаетесь на него постоянно.
Хотя и понятно, в чем тут трудность, «в лоб» подойти к проблеме не всегда получится. Можно избавиться от вещей, которые «не приносят радости», но есть риск зациклиться на их количестве вместо того, чтобы подумать, как найти им место и применение, чтобы они способствовали вашей продуктивности. Речь идет не только о материальном. В беспорядок может прийти и ваше цифровое пространство — десятки версий одного и того же файла, ненужные приложения на телефоне и т.п.
Пять способов, как навести порядок в жизни и на работе
Главная задача — навести порядок в жизни, чтобы обрести покой и начать яснее мыслить. У каждого свое представление о порядке: для кого-то важны простота и минимализм, а для кого-то — яркие ярлычки для всего и постоянство. Попробуйте разные подходы и выберите тот, который близок именно вам.
Вот пять способов, с которых можно начать:
1. Придумайте систему и называйте файлы или подписывайте наклейки единообразно
Каждый из нас хоть раз называл заметку или файл как-нибудь вот так: «черновик-6» или «идеи». По отдельности файлы с неточными названиями безобидны. Но когда таких файлов накапливаются сотни или тысячи, могут возникнуть трудности с тем, чтобы отыскать нужный документ среди почти одинаковых результатов поиска, не тратя время на просмотр десятков из них.
Когда вы называете файлы единообразно, проще поддерживать порядок в голове и на рабочем столе. Не стоит мудрить, придумывая правила для названий, просто добавляйте максимум деталей. Это могут быть названия проектов, их виды, имя коллеги или инициалы, дата. Например, вместо того, чтобы назвать файл «черновик-6», можно указать дату, заголовок черновика и имя автора: «1-04-2020_Как навести порядок в жизни_Эмили Эспозито».
Определитесь с форматом и придерживайтесь его. Если работаете в команде, договоритесь со всеми, что будете использовать его для блокнотов или папок, чтобы все могли следить за порядком в названиях. Например, для общих папок в Google Drive формат может быть таким: клиент > год > проект, а в Evernote можно использовать комбинацию блокнотов и меток, и тогда кто угодно сможет найти такую-то статью 2018 года для такого-то клиента.
Подсказки:
- При сортировке по имени, специальные символы (например, @, #, !) появляются наверху списка, за ними идут цифры и только потом — буквы. Если вы воспользуетесь специальным символом перед названием самых важных заметок, они всегда будут перед глазами.
- Если вы чаще сортируете по дате, используйте формат ГГГГ-ММ-ДД, чтобы алфавитный порядок совпадал с порядком по дате.
2. Настройте автоматический обмен данными между приложениями
В течение дня мы постоянно переключаемся между приложениями, в каждом из которых хранится лишь часть необходимой нам информации. Во время одного эксперимента сотрудники ежедневно переключались более 1100 раз между 35 приложениями, важными для работы. Постоянное переключение не только сказывается на продуктивности, но и может привести к тому, что данные затеряются или будут разбросаны по слишком большему числу приложений. А что в итоге? Если вы отслеживаете выполнение задач сразу в нескольких приложений, вы со временем перегружаете цифровое пространство и свою голову.
Инструменты вроде Zapier и IFTTT помогают объединить любимые приложения, чтобы они могли автоматически обмениваться информацией. У Zapier есть «Zap-ы» — готовые сценарии интеграций с разными приложениями (в том числе с Evernote), нужно только выбрать из списка. Например, файлы из Dropbox можно отсылать в Evernote или создавать карточки Trello из новых заметок в Evernote. Кроме того, вы можете настроить собственный сценарий.
IFTTT позволяет тоже искать готовые интеграции-апплеты или создавать собственные. Используйте возможности Evernote шире: создавайте события в Google Calendar из напоминаний или добавляйте посты из блогов на WordPress в свой аккаунт, чтобы все было в одном месте.
3. Наведите порядок на рабочем месте
Рабочее место нередко превращается в свалку: бумаги, стикеры, ручки, еда для перекуса. Все эти вещи оказались здесь не просто так, но то, какое место они занимают на столе — свалены ли в куче или разложены аккуратно — может повлиять на ваш рабочий настрой. Чем больше всего лежит на вашем столе, тем больше стресса и тревоги вы испытываете.
Однако, было бы заблуждением считать, что лучше всего оставить стол пустым. Только высможете решить, что работает именно для вас.
Например, Дженнифер Трусдейл, основательница STR8N Up Professional Organizing Services, говорит в статье для Money.com: «визуалы плохо себя ощущают в ситуации, где глазу не за что зацепиться». В этой ситуации лучше убрать со стола лишние бумаги и канцелярские принадлежности, а в работе использовать цвет, чтобы отслеживать выполнение задач.
При организации рабочего место можно отталкиваться и от рутинных задач. Выберите три-пять предметов, которые бывают нужны вам чаще других и положите их рядом. Все остальное можно убрать. Еще можно использовать линейный принцип: расположите компьютер или телефон слева — здесь будут «появляться» новые задачи, справа складывайте заполненные документы и те вещи, что больше сегодня скорее всего не пригодятся. Пространство посередине оставьте для работы.
Пробуйте разные подходы, пока не появится чувство, что нашли тот, что максимально гармонирует с тем, как вы привыкли работать и обрабатывать информацию.
4. Откажитесь от бумаги
Хотя не так давно мир отметил 50-ю годовщину Дня Земли, мы по-прежнему производим много бумажного мусора. Мы все больше проводим времени в компьютерах и онлайн, но бумага все еще является неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. В среднем офисный работник использует около 10 000 листов бумаги ежегодно, и только часть из них отправляется на переработку. Остальные же оседают в архивах и на рабочих столах. Это можно изменить.
Когда коллега просит показать бумажный документ, вы не можете нажать Ctrl + F и найти его. Откажитесь от бумаги, и вы сэкономите много времени на поиск информации и сможете освободить рабочее пространство.
Сначала просмотрите все документы. Оцените, какие вам действительно нужны, а какие можно отправить в переработку. Используйте схему:
Задача — оцифровать как можно больше бумажных документов. Возможно какие-то важные документы придется оставить на бумаге, но вы можете все равно оцифровать их — скан вы точно не потеряете.
Как только вы разобрались с горой бумаг, которая успела накопиться за все это время, подумайте, как вы можете сократить количество бумаг в будущем. Чтобы привыкнуть, понадобится время, но можно начать с малого, например, со встреч. Вместо того, чтобы распечатывать презентации, материалы и повестки, перенесите все в заметку в Evernote. Прикрепите к заметке саму презентацию и все необходимые материалы и поделитесь ею с командой.
Подсказка:
- Чтобы отсканировать что-то в Evernote, вам понадобится всего-навсего камера самртфона. В приложении нажмите на иконку камеры и наведите устройство на документ, который нужно отсканировать.
5. Приучите себя наводить порядок
Вспомните, как вам хорошо работается после переезда в новый дом или офис или после того, как вы провели вечер, приводя в порядок все файлы и закладки на компьютере. Проходит пара месяцев и все по-старому: стол завален, рутины забыты, файлы названы как попало. Это обычное дело, но если вы хотите сохранить бодрый рабочий настрой, вам нужен план.
Перечисленные методы не помогут решить проблему раз и навсегда, к ним нужно прибегать постоянно. Выделите время на то, чтобы наводить порядок, словно вы готовитесь ко встрече или какому-то большому событию. Поставьте ежедневное напоминание, чтобы в конце рабочего дня уделять 10 минут уборке на рабочем столе компьютера и на вашем рабочем месте, или отведите этому занятия час в пятницу.
Например, вы можете:
- Пройдитесь по кабинету или по дому и соберите все, что валяется и создает беспорядок. Разложите все по ящикам или отсканируйте в Evernote.
- Удалите лишнее с рабочего стола и из папки «Загрузки», очистите корзину.
- Просмотрите все, что вам пришло за день или за неделю (на почту или в Evernote) — заархивируйте, удалите или разложите по папкам.
Простота помогает ясно мыслить
Чтобы привести жизнь в порядок недостаточно просто избавиться от хлама. Без этого не обойтись, да, но нужен более целостный подход. Подумайте, какой подход поможет вам успокоиться и начать яснее мыслить, и используйте его при организации окружающего пространства, построении рабочих процессов, выборе приложений и работе с файлами.
И помните, необязательно все выкидывать и отказываться от всех привычек. Если хотите что-то оставить, подумайте, как сделать так, чтобы это помогало вам, а не мешало.